校办〔2004〕13号

各学院、校机关各部门、各直属单位：

    随着电子技术及办公自动化水平的不断提高，学校在教学、科研及党政管理活动中产生的电子文件越来越多，为确保学校发展历史记录的真实性、完整性、延续性，根据国家档案局

《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，经研究，决定从2004年1月1日起，凡学校各部门或个人在各项工作中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的，具有永

久、长期保存价值的数字记录形式的文件均属归档范围。现将有关事项通知如下：

　　一、归档范围

　　1、以学校和部门名义的各类发文；

　　2、“帐外”文件（包括各类会议纪要、信息、报告、报表、各项评估材料等）；

　　3、教学材料（教学计划、教学大纲、招生简章、电子注册成绩、研究生论文等）；

　　4、科技材料（科研课题各类资料、基建工程资料及图纸、设备合同等）；

　　5、多媒体材料（多媒体课件、多媒体汇报材料、重要活动实况及照片、各类宣传材料，如展览、展板、画册、宣传册等）。

　　二、载体类型

　　光盘、磁盘、磁带等。

　　三、归档要求

　　1、应归档的电子文件由形成部门指定专人或兼职档案员负责收集、整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和可识别性，档案馆负责业务指导和督促；

　　2、凡归档的特殊格式（如数据库）电子文件，还应包括相关支持软件；

　　3、归档电子文件同时存在相应纸质或其它载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致；

　　4、永久或长期保存价值的文本及图形、图像电子文件，如没有纸质等拷贝的必须制成纸质文件，双套归档。

　　请各部门高度重视，把电子文件归档工作落到实处。