（2001年1月）
1. 引言
1.1 为了加强教学类档案(以下简称教学档案)工作，充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和科学管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核教学档案工作提供依据，特制订本规范。
1.2 本规范依据教育部(原国家教委)《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》结合本校实际制订。
2. 主题内容
本规范规定了教学档案工作的基本原则，归档范围的确定，文件材料的部门立卷和归档流程，教学档案的管理，开发利用的主要内容和方法，归档范围与保管期限表，二级类目、三级类目代号简表以及表格、装具的规格式样等。
3. 教学档案工作的基本原则
3.1 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。
3.2 教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。
3.3 教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。对教学档案中的少数不属永久保存的类目，如本科生毕业论文，实习报告等可由系保存，学校档案馆只按一定的比例择优接收。
3.4 教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行“三纳入”、“四同步”管理，即纳入教学工作计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。
3.5 各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的兼职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案馆办理移交。
3.6 努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，分散管理向集中统一管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。
3.7 逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。
3.8 要把教学档案工作列入本校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作适当资助。
4. 教学档案归档范围的确定
4.1 确定的原则
4.1.1 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会、当前与长远具有参考价值和凭证作用；
4.1.2 归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统； 
4.1.3 归档的教学文件遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
4.2 归档的主要内容和重点
4.2.1 归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件一。
4.2.2 归档的重点是本校在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。 
4.2.3 学院教学方面的文件，主要归全院性有关教学方面的规定、规章制度、学生奖惩材料。
4.3 不归档的文件材料
4.3.1 上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件；
4.3.2 上级有关教学的未定稿的文件；
4.3.3 重份文件；
4.3.4 无查考利用价值的事务性临时性文件；
4.3.5 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
4.3.6 校内其他单位发来的文件；
4.3.7 与校外单位交换来的文件；
4.3.8 教务处、成教院、研究生部等部门的会议记录不作归档要求。
以上不归档材料如认为必要，也可自行立卷保管。
5. 教学文件材料的部门立卷与归档流程
5.1 形成与积累
5.1.1 形成教学文件材料的部门主要包括：研究生院、教务处、成教院、学生处(主要是毕业生材料和学生奖惩材料)及各学院(主要指全院性的教学管理材料)。
5.1.2 每年新学年开始，由校领导向各部门部署新学年工作时，同时布置形成积累教学文件材料的任务。5.1.3 教学文件材料形成部门的兼职档案员按文件材料归档范围分别积累教学文件材料，并定期进行整理。
5.1.4 档案馆随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好文件材料的积累、平时立卷工作。
5.1.5 归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
5.2 整理组卷
5.2.1 坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各教学管理部门的兼职档案员负责将积累的文件材料向档案馆归档。
5.2.2 根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页，也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少者按不同内容分别组成薄卷。
5.2.3 在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。
5.2.4 卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
5.2.5 上级有关教学的文件原则上应与本校教学文件分开组卷。考虑到防止案卷过薄，若有关同一问题的上级文件在3份或是3份以下时，可与本校文件合并组卷。排序时，本校文件在前，上级文件在后。
5.2.6 表彰文件的归档年度，凡指明表彰年度的归入针对年，发文在归档时间之后的在收文后随时补卷归档，没有指明年度的归入发文年。
5.2.7 上级填制统计报表的通知，无统计方法与填制说明的不归档，必须归档的立卷时排在统计报表之后。
5.2.8 有关教学方面的各种委员会、领导小组成立的文，一律归入行政综合类。广陵学院教学文件不与其它学院文件交叉，相对独立组卷，且案卷排在相应类别档案之后。
5.2.9 卷内材料一律拆掉金属物，用三孔一线法棉线装订，对破损的文件材料应进行修补。
5.2.10 凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
5.2.11 各种材料大小均为16开，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
5.2.12 文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。
5.2.13 透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。
5.2.14 按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在每件的首页右上角标注档号、件号。
5.2.15 用档案馆指定的软件打印卷内目录。填写备考表，立卷人一栏由兼职档案员填写，检查人一栏由部门分管档案工作的负责人审核后签名。
5.2.16 文件形成部门提出每个案卷的密级并会同档案馆确定。
5.2.17 用档案馆提供的软件打印案卷封面，标题要简短、准确、不得超过50个字，包括责任者、内容和文件类型、名称，除会议文件外，不得用“×××文件材料”。
5.3 归档验收
5.3.1 移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查归档材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并要求限期改正归档。
5.3.2 移交时填写移交清单。移交清单一式两份，双方各执一份。
5.3.3 教学综合管理文件次年5月底前归档，其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。
6. 教学档案的管理
6.1 分类编号
6.1.1 根据教学档案的内容和特点。编制用于组成档号的二级类目、三级类目代号简表。
6.2.2 教学类档案档号=年度号+教学档案分类号+案卷号
模式如下：扬州大学教学类档案工作规范